Digitale Dokumentenablage für Bau, Architektur und Immobilien
Projektakte zentral führen, Rechte fein steuern, PDF-Formulare direkt bearbeiten
Die upmesh Dokumentenablage ist eine digitale Projektakte für Baustelle und Büro. Du legst Dateien jeder Art per Drag & Drop im Projekt ab, baust eigene Ordnerstrukturen auf oder übernimmst Standardstrukturen und steuerst über ein abgestuftes Rechtesystem, wer worauf Zugriff hat. PDF-Formulare füllst du direkt in upmesh aus und lässt sie unterschreiben – ohne zusätzliche App.
Alle projektrelevanten Informationen sind damit zentral und für alle Beteiligten verfügbar – mobil und im Büro.
Dokumente zentral ablegen
Füge Dateien in sämtlichen Formaten einem Projekt oder einem Ticket hinzu.
Alle Beteiligten informiert
Über die Echtzeit-Synchronisation erhalten die Beteiligten sofort eine Benachrichtigung zum Upload.
Beweissichere Projektdokumentation
Eine lückenlose Ablage sorgt für Beweissicherheit und auswertbare Prozesse.
Projektakte mit System statt Download-Ordner
Füge Dateien jeder Art per Drag & Drop deinem Bauprojekt hinzu – vor Ort mit der App für iOS und Android oder im Büro über die Web-App. Du erstellst individuelle Projektordnerstrukturen oder fügst Standardstrukturen per Drag & Drop in dein Projekt ein.
Die fein abgestufte Rechtevergabe sorgt dafür, dass nur diejenigen Zugriff erhalten, die ihn brauchen. Wird ein Ordner freigegeben, erscheint er automatisch in der Ablage des Empfängers und ist entsprechend der vergebenen Rechte nutzbar. Damit funktioniert die Zusammenarbeit auch zwischen verschiedenen Gewerken und Nachunternehmen.
PDF-Formulare bearbeitest und unterschreibst du direkt in upmesh – eine zusätzliche App ist nicht nötig.
- digitale Projektakte für Büro und Baustelle
- Haupt- und Unterverzeichnisse per Drag & Drop hochladen
- individuelles Rollen- und Rechtesystem
- Dateien sicher per Link teilen
- PDF-Formulare in upmesh bearbeiten und unterschreiben
Dateien am Ticket statt im Anhang
Um Sachverhalte genauer zu beschreiben, kannst du Dateien direkt in Tickets integrieren. Die am Ticket beteiligten Personen werden automatisch über den Upload informiert; zusätzlich lassen sich Beobachter hinzufügen, die bei Änderungen benachrichtigt werden.
Alle an Tickets angefügten Dateien sind zentral im Projektraum im Ordner „Tickets“ gelistet. Von dort gelangst du direkt zum zugehörigen Ticket – das spart Suchzeit im Tagesgeschäft.
Tagesberichte und Exporte aus der Ablage
Tagesberichte sind für die Baudokumentation entscheidend. In upmesh entstehen sie in wenigen Klicks: mit Kalenderansicht, automatischer Übernahme der Arbeitszeiten aus der Zeiterfassung und integriertem Wetterimport. Über die Versionierung erstellst du verschiedene Berichtsversionen für unterschiedliche Projektbeteiligte.
Der Report-Designer hilft dir, professionelle Berichte zu versenden: Filtere aus allen Tickets diejenigen heraus, die im PDF-Bericht erscheinen sollen. Zusätzlich lassen sich PDF-Titelseiten in den Export integrieren, etwa interaktive Formulare, die nach dem Export auf dem Tablet ausgefüllt und unterschrieben werden können.
„Wir nutzen die upmesh Fotodokumentation jeden Tag. Es ist praktisch, den Fortschritt eines jeden Projektes fotografisch festhalten zu können. So erstellen wir direkt vor Ort Tagesberichte und erledigen die Baustellendokumentation einfach mobil an Ort und Stelle.“
Leo Broxtermann, Geschäftsführer Broxtermann Garten- und Landschaftsbau GmbH & Co. KG
Häufige Fragen
Was ist digitales Dokumentenmanagement?
Digitales Dokumentenmanagement ist die systematische, digitale Verwaltung von Dokumenten und Informationen. Es umfasst die Technologien und Prozesse, um Dokumente elektronisch zu speichern, zu organisieren, zu durchsuchen, zu bearbeiten und zu teilen – mit dem Ziel, Papier zu reduzieren, Abläufe zu beschleunigen und Archivierungspflichten zu erfüllen.
Welche Vorteile bietet eine digitale Dokumentenablage?
Sie beendet die Suche nach der aktuellen Datei und macht den Projektstand für alle Beteiligten einsehbar. Konkret: alle Dokumente zentral gespeichert und für alle Projektbeteiligten einsehbar; weniger Papierverbrauch und keine Kosten für physische Lagerung; automatische Versionierung – Schluss mit „final-final-V6.pdf“; Schutz vor Verlust und unbefugtem Zugriff durch Backup- und Rechtesystem; Zugriff von überall, auch mobil von der Baustelle.
Wie wird gesteuert, wer welche Dokumente sieht?
Über das Rollen- und Rechtesystem legst du fein abgestuft fest, wer Zugriff hat und wer Dateien verändern darf. Freigegebene Ordner erscheinen automatisch in der Ablage des Empfängers – entsprechend der vergebenen Rechte.
Kann ich PDF-Formulare direkt in upmesh ausfüllen?
Ja, PDF-Formulare bearbeitest und unterschreibst du direkt in upmesh. Eine zusätzliche App oder der Umweg über Papier entfallen.
Was kostet die digitale Dokumentenablage?
Sie ist im regulären upmesh Preis enthalten. Die Basisversion lässt sich dauerhaft kostenfrei testen; für größere Teams gibt es Pro- und Enterprise-Varianten.
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Wenn alles digital abgelegt ist, geht nichts mehr verloren
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