Digitale Dokumentenablage:
Bau, Architektur & Immobilien

Mit der verbesserten upmesh Dokumentenablage hast du alle projektrelevanten Informationen zentral und für alle Beteiligten verfügbar – mobil und im Büro.

Jetzt PDF-Formulare auch direkt in upmesh bearbeiten!

Dokumentenmanagement System

Füge erforderliche Dokumente in sämtlichen Formaten einem Projekt oder Ticket hinzu.

Dokumente für alle Baubeteiligten

Über unsere Echtzeit-Synchronisation erhalten die jeweiligen Beteiligten sofort eine Benachrichtigung zum Upload einer Datei.

Sichere Projektdokumentation

Sorge für Beweissicherheit und auswertbare Prozesse mit einer lückenlosen Projektdokumentation.

Erfassen

Dokumentenablage mit System

Mit der digitalen Dokumentenablage von upmesh fügst du ganz einfach Dateien jeglicher Art per Drag & Drop deinem Bauprojekt hinzu – direkt vor Ort mit unserer App für iOS & Android oder im Büro über unsere Web App.
Erstelle dir individuelle Projektorderstrukturen oder füge Standardstrukturen per Darg & Drop ganz einfach in dein Projekt ein. In der digitalen Dokumentenablage sind alle Projektbeteiligten auf dem neuesten Stand. Die einfache und fein abgestufte Rechtevergabe sorgt dafür, dass nur diejenigen Zugriff erhalten, die ihn wirklich benötigen. Wird ein Ordner freigegeben, erscheint er automatisch in der Ablage des Empfängers und ist entsprechend der vergebenen Rechte nutzbar. Damit ermöglicht die Dokumentenablage eine unkomplizierte Zusammenarbeit, auch zwischen verschiedenen Gewerken und Nachunternehmen.

Dateien wie Fotos oder Word-Dokumente kannst du entweder über die zentrale digitale Ablage allen Beteiligten zur Verfügung stellen oder direkt einem Ticket zuordnen, um Sachverhalte genauer zu beschreiben bzw. diese zu dokumentieren.

PDF Formulare kannst du ab sofort direkt in upmesh bearbeiten und unterschreiben.

Digitale Projektakte für Büro und Baustelle
Haupt- und Unterverzeichnisse per Drag & Drop hochladen
Individuelles Rollen- und Rechtesystem
Dateien sicher per Link teilen
PDF Formulare in upmesh bearbeiten & unterschreiben

Kommunizieren

Digitales Ablagesystem
für Unternehmen in Bau, Architektur & Facility Management

Um Sachverhalte noch besser zu kommunizieren, hast du in unserer Lösung für das Bauprojektmanagement die Möglichkeit, Dateien direkt in deine Tickets zu integrieren. Die am Ticket beteiligten Personen werden automatisch über den Upload informiert.
Alle Dateien, die an Tickets angefügt wurden, sind zentral im Projektraum bzw. der Projektablage im Ordner Tickets gelistet. Von hier aus gelangst du dank der intuitiven digitalen Ablagestruktur direkt zu den zugehörigen Tickets – das spart wertvolle Zeit im Tagesgeschäft.

Übrigens, jedem Ticket kannst du Beobachter hinzufügen, die bei Änderungen direkt informiert werden – ganz automatisch.

Wenn alles digital ist, geht nichts mehr verloren.

Reporten

Tagesberichte in der
digitalen Dokumentenablage

Tagesberichte sind für viele ein leidiges Pflichtprogramm, sind für die Baudokumentation aber von entscheidender Bedeutung. Mit upmesh wird das Bautagebuch zu einer Sache von wenigen Klicks. Dank Kalenderansicht, automatischer Übernahme von Arbeitszeiten aus der Zeiterfassung und integriertem Wetterimport füllst du deinen Bericht im Handumdrehen. Die Versionierung ermöglicht es dir, verschiedene Berichtsversionen für unterschiedliche Projektbeteiligte zu erstellen, sodass du für jeden die passenden Informationen parat hast.

Wir helfen dir mit unserem Report-Designer, professionelle Berichte an deine Projektbeteiligten zu versenden. Filtere aus allen aufgenommenen Tickets nur diejenigen heraus, die du im PDF-Bericht abbilden willst.
Zusätzlich hast du die Möglichkeit, PDF-Titelseiten in deinen Export zu integrieren wie z.B. interaktive PDF-Formulare, die du nach dem Export direkt mit dem iPad ausfüllen und von den Beteiligten unterschreiben lassen kannst.

Was sagen upmesh-Kunden zur digitalen Dokumentenablage?

“Wir nutzen die upmesh Fotodokumentation jeden Tag. Es ist praktisch den Fortschritt eines jeden Projektes fotografisch festhalten zu können. So erstellen wir direkt vor Ort Tagesberichte und erledigen die Baustellendokumentation einfach mobil an Ort und Stelle.“

Leo Broxtermann, Geschäftsführer Broxtermann Garten- und Landschaftsbau GmbH & Co. KG

Du brauchst mehr Infos zum Dokumenten- management?
Sprich mit uns.

Du bist noch nicht ganz sicher, ob die digitale Dokumentenablage wirklich das ist, was deinem Team Erleichterung im Arbeitsalltag bringt? Es gibt Unsicherheiten, die du gern mit unserem Team klären möchtest? Oder du hättest einfach gern ein wenig Infomaterial, bevor du weitere Entscheidungen triffst?

Gar kein Problem. Unser Kontaktformular landet direkt in unserem Postfach. Wir melden uns spätestens nach 48 Stunden bei dir zurück.

Häufige Fragen zur elektronischen Dokumenenablage

Digitales Dokumentenmanagement bezeichnet die systematische, digitale Verwaltung von Dokumenten und Informationen in einem Unternehmen. Eine digitale Dokumentenablage umfasst Technologien, Prozesse und Tools, die dazu dienen, Dokumente elektronisch zu speichern, zu organisieren, zu suchen, zu bearbeiten und zu teilen. Ziel ist es, Papierdokumente zu reduzieren, die Effizienz zu steigern und rechtliche Anforderungen (z. B. Archivierungspflichten) zu erfüllen.

Zeitersparnis: Dank Online-Dokumentenablage bleibt dir die Suche nach Dokumenten auf dem Desktop oder im Download-Ordner erspart. Alle Dokumente sind zentral gespeichert und für alle Projektbeteiligten einsehbar.

Kostenreduktion: Weniger Papierverbrauch und geringere Kosten für physische Lagerung. Die Zeit, die du bisher mit der Suche nach bestimmten Dokumenten verbracht hast, kannst du dir mit upmesh ebenfalls sparen.

Versionierung: Wer kennt sie nicht, die „xyz-final-final-V6.pdf“? Mit der automatischen Versionierung, die Teil des upmesh Dokumentenmanagements ist, haben alle Beteiligten immer die aktuelle Dateiversion vorliegen.

Datensicherheit: Schutz vor Verlust oder unbefugtem Zugriff durch Backup- und Sicherheitslösungen.

Flexibilität: Zugriff von überall aus, insbesondere bei upmesh als cloudbasierte Lösung.

Das upmesh Dokumentenmanagement ist im normalen Preis, den du für die App zahlst, enthalten. Sprich, die Basisversion kannst du dauerhaft kostenfrei testen. Für die Pro-Version zahlst du 49€ im Monat und bei der Enterprise-Version kommt es auf die Größe deines Teams an. Hierzu kontaktiere uns gern für weitere Details.